制定日　2020年04月01日
最終改正日　2023年06月01日

個人情報保護方針

• 株式会社コスモシステム（以下、「当社」という。）では、個人情報保護理念と自ら定めた行動規範に基づき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守致します。
• また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

• １．当社は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行ないません。また、そのための措置を講じます。
• ２．当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守致します。
• ３．当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
• ４．当社は個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応致します。
• ５．個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。
• 本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、必要に応じて利害関係者が入手可能なように当社のホームページ、パンフレット等に掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。
株式会社コスモシステム　　代表取締役　田中　聡
以上

個人情報の利用目的の公表

• 株式会社コスモシステム（以下、「当社」という。）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）に基づき公表します。

（１）ご本人より直接書面等（ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という）に記載された個人情報を取得する場合の利用目的

・当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするため
・当社の株主さまの個人情報は、連絡、各種情報等の提供および株主管理及び関連・付帯する業務のため
・当社従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため
・当社への直接応募者情報は、採用業務のため

（２）ご本人より直接書面以外の方法で個人情報を取得する際の利用目的

・当社が受託するシステム開発業務を実施のため
・協力会社の要員情報は、スキルの確認のため、委託元に提供するため
・ハローワークや民間就職斡旋サイトからの応募者情報は、採用業務のため

保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知について

• 株式会社コスモシステム（以下、「当社」という。）では、保有個人データの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の請求及び第三者提供記録の開示に関する請求について、以下の事項を周知致します。

名称：株式会社コスモシステム
住所：〒171-0021　東京都豊島区西池袋5-24-9　西池袋中央ビル5階
代表者：田中　聡

管理者名：個人情報保護管理者　渡辺　智明
役職名：株式会社コスモシステム　取締役
連絡先：TEL:03-5391-5836

・上記（１）の内容を参照ください。

　
保有個人データに関するお問合せにつきましては、個人情報に関するお問い合わせ窓口で受付けております。
　　　　　　　　

　
当社の加入する認定個人情報保護団体の名称と苦情の解決の申し出先
※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています。
認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9六本木ファーストビル内
TEL：03-5860-7565　／　0120-700-779

保有個人データの開示等に関する手続き

• 保有個人データについて、「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止」（開示等）のご請求及び第三者提供記録の開示に関するご請求が出来ます。
  当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。

（１）下記の宛先までご連絡ください。
当社より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、以下の宛先まで郵送またはご持参ください。

　〒171-0021　東京都豊島区西池袋5-24-9　西池袋中央ビル5階
　　　　　　　　株式会社コスモシステム　個人情報に関するお問い合わせ窓口
　　　　　　　　メールアドレス：somu@t-cosmo.co.jp
　　　　　　　　TEL：03-5391-5836 （受付時間：平日9:30～16:00）

（２）本人確認のため、以下の書類いずれか1通を(1)「所定の用紙」とともに郵送またはご持参ください。

・運転免許証、パスポート等の公的証明書で本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする本人の名前および住所が記載されているもの）
・住民票の写し（開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたもの）

（３）代理人の方が手続きをされる場合は、（１）「所定の用紙」、（２）「本人確認書類」に加え、以下のア）のいずれか一つおよびイ）の書類も郵送またはご持参ください。

ア)代理人の本人確認書類
・代理人を証明する書類、代理人の運転免許証、パスポート等の公的証明書で代理人確認ができるものの写し（開示等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）
・代理人の住民票の写し（開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたもの）
・代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類

イ）代理権を証する書面（委任状など）
・本人または代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、消去していただいて結構です。
・本人または代理人を証明する書類は、当社が入手してから2か月以内に責任を持って廃棄いたします。

利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（当社からの返信費を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。

・手数料金額：1,000円　　　　要相談

　当社内で検討した結果は、以下のいずれかの方法により遅滞なくご連絡します。

（１）検討結果の回答方法
・書面の郵送または手渡し
・電話またはメール

（２）検討結果の送付先
以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
・登録されている本人(又は法定代理人)の住所に回答文面を郵送する。
・登録されている本人(又は法定代理人)のFAX番号に回答文面をFAXする。
・登録されている本人(又は法定代理人)のＥメールアドレスに回答文面をメールする。
・登録されている本人(又は法定代理人)の電話番号に電話をかけ、口頭にて回答する。

保有個人データの安全管理のために講じた措置

• 当社では、保有個人データの安全管理のため、以下の措置を講じています。

1.個人データ保管場所における入退管理
2.個人情報の適正管理
3.情報システムの管理
4.携帯電話・スマートフォン・タブレット端末の管理
5.個人データを取り扱う従業員の監督
6.個人データの委託先の監督